Beispielprojekt: Neuausrichtung eines IT-Bereiches für das Thema Digitalisierung
Ein Marktführer aus dem Bausektor hatte die Vermutung, dass die Organisation und Services der IT-Abteilung nicht mehr zu den Zielen des Unternehmens bzgl. Digitalisierung passen. Zusätzliche musste er feststellen, dass immer mehr externe Ressourcen zur Durchführung von Projekten erforderlich wurden. Und schließlich konnte die Geschäftsführung eine Relation zwischen Mehrwert der IT für das Unternehmen und Kosten der IT nicht mehr herstellen und hatte durch Dienstleister bereits erfahren, dass heutige IT-Abteilungen anders organisiert sind.
Lösungsansatz
Das Unternehmen beauftragte uns, diesen Sachverhalt zu klären und eine Strategie für eine Reorganisation der IT auf die neuen Unternehmensziele vorzunehmen. Die mit dem Kunden besprochene Vorgehensweise beinhaltete
- Die Erstellung eines Audits
- Die Entwicklung einer IT-Strategie inkl. personeller Entwicklung
- Die Aufstellung eines Service- und Prozessmodells basierend auf ITIL
- Die Erstellung einer Roadmap zur Umsetzung
- Die Begleitung der Umsetzung und das Coaching der Beteiligten in den ersten Schritten
Die Analyse der Strukturen, Systeme, Skills und Prozesse im Rahmen eines Audits ergab, dass die IT stark vom Tagesgeschäft getrieben und der Arbeitsaufwand sowie der Ressourcenbedarf nicht transparent waren. Ebenso fehlten klaren Rahmenbedingungen, welche Services die IT für interne und externe Kunden tatsächlich erbringen sollte.
Unsere Empfehlung bestand u.a. aus einer Differenzierung der IT in die Bereiche Infrastruktur (mit RZ und Basissystemen), SW-Entwicklung und Projektmanagement. Dabei war das Ziel eine stärkere Verzahnung insbesondere der SW-Entwicklung und des Projektmanagements mit dem Business zu realisieren, um Anforderungen besser verstehen und Lösungen einfacher umsetzen zu können. Das Outsourcing des First Level Supports an einen kompetenten Dienstleister stellte dabei ein ebenso wichtiger Meilenstein wie die Etablierung von Governance Prozessen z.B. zur Pflege der Ressourcenauslastung dar.
Vorteile für den Kunden
Durch das Audit konnte eine hohe Transparenz in die Leistungen der IT, des dafür eingesetzten Ressourcenaufwandes und der Kosten gebracht werden. Ebenso wurden GAPs bzgl. Angebot und Nachfrage identifiziert.
Unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie wurden anschließend verschiedene Ziele z.B. für die Entwicklung der Organisation und Prozesse und einer Verlagerung von Standardservices in die Cloud erstellt. Hierzu gehörten auch die Identifikation von Skills sowie der Entwicklung von Mitarbeitern in neue Rollen.
Während der Optimierungsphase wurden von uns folgende Themen begleitet:
- Gliederung der Abteilung in drei Kernbereiche mit definierten Rollen
- Einführung von Servicemanagement-Prozessen nach ITIL sowie Integration von Dienstleistern in ein Servicemanagement-Tool
- Ausschreibung und Auswahl von Dienstleistern für Betriebsaufgaben (z.B. RZ-Auslagerung)
Für den Kunden konnten folgende Vorteile erreicht werden:
- Verbesserung in der Messbarkeit und Qualität der Services durch Standardprozesse
- Erkennen von Schulungsbedarf auf Nutzerseite und dadurch Reduktion von Serviceaufwand
- Schaffen von Transparenz durch Servicekatalog, SLAs und KPIs sowie Planbarkeit durch Ressourcenmanagement
- Entlasten von Betriebsressourcen für interessante Projekttätigkeiten